Per vivere meglio i suoi giorni, è importante sapere come organizzarsi al lavoro . In effetti, la mancanza di organizzazione genera stress e stanchezza. Quindi, come organizzarsi per essere più efficienti sul lavoro?
Alcuni consigli per una migliore organizzazione sul lavoro
Gestisci il tuo tempo
Saper gestire il tuo tempo è un'arte delicata che toglie molto stress e crea autostima e un senso di libertà quando hai il controllo. Se sei uno di quelli che sono spesso sopraffatti, qui ci sono probabilmente le possibili cause:
- Cattiva organizzazione,
- sviste
- Una sottovalutazione della durata di determinati compiti (problemi di valutazione),
- sovraccarico di lavoro,
- L'aspetto emotivo (ci occupiamo dei compiti piacevoli e ci vuole tempo per realizzare gli altri),
- procrastinazione
- L'imprevisto,
- L'assenza di delega,
- Cattiva comunicazione o troppa comunicazione,
- La difficoltà di dire di no,
- Intrattenimento come telefono, social network …
Per risolvere tutto ciò e gestire al meglio il suo tempo, esistono tecniche che vanno dal semplice al sofisticato.
Memorizzare l'area di lavoro
Avere uno spazio di lavoro ordinato ti farà risparmiare tempo evitando, ad esempio, di cercare una penna per 10 minuti. Risparmierai tempo che potrai utilizzare per altre attività. Inoltre, lavorare in uno spazio piacevole è molto più rilassante per la mente.
Usa i sistemi di automazione
Se lavori in un ufficio, la tua posta contiene molti promemoria: appuntamenti, riunioni, file da restituire. Usalo per assicurarti di non dimenticare nulla.
Crea cartelle e sottocartelle per aiutarti a ritrovarti ed evitare stress inutili.
orari
Il metodo di pianificazione consiste nel creare programmi indicando cosa fare (cosa) e quando (quando).
Quindi utilizziamo un calendario (come Google Calendar o Outlook) per consentire una migliore gestione.
I vantaggi:
- Ottima pianificazione del lavoro
- L'aspetto collaborativo (la possibilità di condividere il tuo calendario),
Gli svantaggi:
- Non ce ne sono nessuno o pochi.
- Fai solo attenzione a rispettare … il calendario, non annullare o posticipare.
Prendi appunti
Se hai un ordine del giorno, non esitare a registrare gli appuntamenti e le riunioni utilizzando, ad esempio, colori diversi. I post-it non sono obsoleti. In carta o elettronica, usali.
Crea elenchi
Il promemoria o il promemoria in inglese ti consente di non ricordare nulla.
Questo metodo presenta alcuni vantaggi:
- Facile da eseguire e utilizzare,
- Veloce.
Gli svantaggi:
- La mancanza di organizzazione,
- Mancato rispetto delle priorità
Le liste sono quindi ideali a breve termine.
Fai delle pause
Se "il lavoro è salute ", fare brevi pause regolari non ti ucciderà o ti renderà meno efficace. Non esitare ad allungare le gambe, allontanarti dal computer o fare una passeggiata fuori per sfogare la tua mente. Il tuo cervello ringrazierà anche te e il tuo corpo.
Usa la tecnica Pomodori
Sviluppato negli anni '80, da Francesco Cirillo, consiste nel completare un'attività in 25 minuti, prima di fare una pausa di 5 minuti. Pomodori significa "pomodoro" in italiano, ma è l'immagine del timer che viene mantenuta qui, la tua pentola a pressione interna!
Avrai bisogno di un timer per applicare questa tecnica, spesso applicata da appaltatori e sviluppatori.
Il vantaggio di questo metodo è l'agilità. Muscoli il tuo cervello concentrandoti per un determinato periodo di tempo sullo stesso compito (migliore concentrazione) prima di fare una pausa che sarà solo benefica.
Impara a stabilire le priorità
Per essere sicuro di svolgere tutte le tue attività quotidiane, crea un elenco di cose che devi fare durante il giorno, con le rispettive scadenze. Potrai, dalla mattina, iniziare con i compiti urgenti e finire gli altri alla fine del pomeriggio. Entrambi i compiti urgenti e importanti devono essere svolti per primi. Ciò ti consentirà di pianificare la tua giornata: attività, durate, ecc. Saprai anche quanto tempo devi dedicare a ciascuna attività e organizzarti ancora meglio.
Imparare a stabilire delle priorità aiuta a gestire il tempo in base alla priorità. Esistono due righe (Importante e Non Importante) e due colonne (Urgente e Non urgente).
La teoria di Einsehower consente di stabilire le priorità delle sue azioni facendo prima ciò che è urgente e importante. Ma la definizione delle priorità ti consente di svolgere i tuoi compiti in base ai tuoi obiettivi, ai tuoi valori, agli obiettivi della squadra di appartenenza, alle scadenze imposte, ecc.
I vantaggi della definizione delle priorità:
- Un'opera sugli obiettivi o sui suoi valori,
- Migliore produttività ed efficienza
Gli svantaggi:
- Funziona principalmente a breve termine,
- Sovraccarico possibile (quando tutto è importante cosa fare?)
Ti invitiamo a testare ciascuno di questi metodi e determinare quello più adatto a te. Puoi anche alternarli.