Come impostare un messaggio di assenza ufficio per informare coloro che vi contattano che siete in congedo? Infatti, prima di andare in vacanza, dovrai sistemare alcuni piccoli dettagli in ufficio. Le risposte automatiche alle assenze ne fanno parte. Se usi Outlook o Google Mail (Gmail), ti diremo qui come abilitare questa funzione e ti forniremo anche alcuni esempi di messaggi chiari ed efficaci.

Imposta un messaggio fuori sede: ingrandisci Gmail e Outlook

Gmail e Outlook sono l'e-mail aziendale più utilizzata attualmente al lavoro. Questi due servizi ti danno la possibilità di attivare i messaggi fuori sede quando sei lontano dal lavoro, sia che si tratti di congedi, formazione o viaggi.

Abilita una risposta di assenza automatica su Gmail

La funzione "Risposta automatica" su Gmail ti consente di dire ai tuoi dipendenti o clienti che sei assente quando ti contattano durante le tue vacanze o i tuoi viaggi. Ciò ti consentirà di indicare che non sarai in grado di rispondere alla loro e-mail per un po '.

Come configurare un messaggio di assenza? Devi solo procedere come segue:

  • Vai a Gmail.
  • Fai clic sulla rotellina, in alto a destra, quindi su "Impostazioni".

In questa pagina, ti vengono proposte diverse schede, tra cui "Generale", "Etichette", "Posta in arrivo", "Account e importazione" …

Sei nella scheda generale.

Nella parte inferiore della pagina troverai la sezione "Risposta automatica".

Dice: " Una risposta automatica viene inviata a tutti i messaggi che ricevi. Se un contatto ti invia più messaggi, questa risposta automatica viene inviata una volta ogni 4 giorni al massimo. "

  • Seleziona con il mouse "Risposta automatica abilitata".

È quindi necessario compilare i campi con le date di inizio e fine, indicare l'oggetto e scrivere il messaggio.

  • Tutto quello che devi fare è salvare il tuo messaggio facendo clic su "Salva modifiche".

Che dire di Outlook?

Come configurare un messaggio di assenza su Outlook

Chi utilizza Outlook può anche attivare un "Assistente fuori sede".

  • In alto a sinistra, fai clic su "File" e quindi sulla scheda "Informazioni". Troverai diverse opzioni: "Impostazioni account e social", quindi "Risposte automatiche (senza desktop)".
  • Nella sezione "Risposte automatiche", seleziona "Invia risposte automatiche".
    Microsoft dice " Se si desidera specificare un intervallo di ore e date, selezionare la casella di controllo Invia solo per questo periodo. Quindi impostare l'ora di inizio e l'ora di fine. Nella scheda Nella mia organizzazione, digitare il messaggio da inviare all'interno dell'organizzazione; Nella scheda Fuori dall'organizzazione, digitare il messaggio da inviare all'esterno dell'organizzazione . "
  • Per confermare, basta fare clic su OK.

Se sei un imprenditore autonomo o gestisci una piccola impresa e usi Outlook.fr o Live.fr, per configurare il tuo messaggio di assenza, fai clic sulla rotellina, in alto a destra (Impostazioni posta ). Apparirà un menu: "Aggiorna", "Risposte automatiche" … Seleziona quest'ultima opzione. Microsoft afferma: " Utilizza le risposte automatiche per avvisare gli altri che sei in vacanza e non sarai in grado di rispondere alla tua posta. "

Seleziona "Invia risposte automatiche" e compila i diversi campi.

Ora sai come impostare un messaggio di assenza, ma come scrivere una risposta automatica?

Alcuni esempi di messaggi fuori sede

Per scrivere il miglior messaggio di assenza, seguire i consigli dei professionisti. Puoi optare per un piccolo testo classico, ma anche decidere di essere in grassetto.

Il classico

Il sito di lavoro di regioniJob offre:

Buongiorno,
Sarò fuori sede da (xxxx) a (xxxx) incluso.
Non avendo accesso alla mia e-mail durante questo periodo, quando torno, noterò il tuo messaggio.
In caso di emergenza, è possibile contattare (xxxx) a questo indirizzo: ((e-mail protetta)).
Cordiali saluti,
(Firma)

personale

Il sito Asap.be ci dà un buon esempio

Buongiorno,

Con questo messaggio, ti informo che non sarò disponibile fino a (data), perché (godo di qualche giorno libero / sono in vacanza / vivo un'esperienza unica / realizzo il mio sogno / ricarica le mie batterie).

Ma voglio aiutarti! Quindi, nel frattempo, puoi contattare (persona di contatto, dettagli di contatto). Se non è urgente, sarò felice di rispondere alla tua email quando torno.

Nel frattempo, non esitare a seguirmi su (social media, sito Web, blog).

Buona giornata e continua (data)!
(nome e funzione)

Il messaggio in inglese

Lavori in un ambiente internazionale? E vuoi un messaggio in inglese? Su LinkedIn, puoi trovare idee molto semplici ma efficaci:

Lascerò l'ufficio a partire. Ritornerò.
Se hai bisogno di assistenza immediata durante la mia assenza, contatta (persona da contattare in caso di emergenza) all'indirizzo (indirizzo e-mail della persona). Altrimenti risponderò alle vostre e-mail il prima possibile al mio ritorno.

Cordiali saluti,
(Il tuo nome)

Il messaggio è un po 'troppo originale

L'agenzia di reclutamento Morgan McKinley, offre questo messaggio che non piacerà a tutti:

Ciao, sono attualmente in vacanza da xx / xx a xx / xx. Per le emergenze, grazie per rivolgersi al terzo lettino a destra, ombrello giallo e bikini a strisce. Permanenza dalle 10h alle 18h (rischio di assenza dovuto al bagno).

Potresti essere in grado di usarlo come introduzione e integrarlo con un messaggio più classico. Farà sorridere dipendenti e clienti!

Ciao, sono attualmente in vacanza da xx / xx a xx / xx. Per le emergenze, grazie per rivolgersi al terzo lettino a destra, ombrello giallo e bikini a strisce. Permanenza dalle 10h alle 18h (rischio di assenza dovuto al bagno).

Sto scherzando.

Sarò fuori sede da (xxxx) a (xxxx) incluso.
Non avendo accesso alla mia e-mail durante questo periodo, quando torno, noterò il tuo messaggio.
In caso di emergenza, è possibile contattare (xxxx) a questo indirizzo: ((e-mail protetta)).

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